Organizace firemní akce může být náročným úkolem, obzvláště pokud nemáte zkušenosti s event managementem. V tomto článku vám poskytneme komplexního průvodce, který vám pomůže naplánovat firemní událost, jež splní vaše cíle a nadchne všechny účastníky.
1. Stanovte jasné cíle akce
Než začnete s plánováním, je důležité si ujasnit, čeho chcete firemní akcí dosáhnout. Může jít o:
- Posílení týmové spolupráce a morálky zaměstnanců
- Prezentaci nového produktu či služby
- Budování vztahů s klienty nebo partnery
- Zvýšení povědomí o vaší značce
- Vzdělávání a rozvoj zaměstnanců
Jasně definované cíle vám pomohou určit formát akce, vhodné místo konání i program.
2. Určete rozpočet
Stanovení rozpočtu je jedním z prvních kroků plánování. Měli byste zvážit náklady na:
- Pronájem prostoru
- Catering a občerstvení
- Technické vybavení (ozvučení, projekce)
- Personál (hostesky, moderátoři, technici)
- Dekorace a branding
- Program a zábavu
- Ubytování a dopravu (pokud je součástí akce)
- Marketingové materiály
- Nepředvídatelné výdaje (vždy počítejte s rezervou 10-15%)
3. Vyberte vhodné datum a místo
Při výběru data zvažte:
- Dostupnost klíčových účastníků
- Sezónní faktory (počasí, prázdniny, svátky)
- Konflikty s jinými významnými událostmi v oboru
Pro místo konání je důležité:
- Kapacita prostoru odpovídající počtu účastníků
- Dobrá dostupnost a parkování
- Vhodné technické zázemí
- Atmosféra odpovídající typu akce
- Možnost cateringu a občerstvení
4. Připravte detailní harmonogram
Vytvořte časový plán, který zahrnuje:
- Registraci účastníků
- Oficiální zahájení
- Program akce (prezentace, workshopy, panelové diskuze)
- Přestávky na občerstvení a networking
- Oběd či večeři
- Doprovodný program a zábavu
- Oficiální ukončení
Nezapomeňte také na čas potřebný k přípravě prostoru před akcí a jeho úklidu po skončení.
5. Zajistěte kvalitní catering
Jídlo a nápoje jsou důležitou součástí každé firemní akce. Při výběru cateringu zvažte:
- Typ a délku události (potřebujete pouze občerstvení, nebo i hlavní jídlo?)
- Preference a dietní omezení účastníků
- Způsob servírování (bufet, rautové stolky, servírované menu)
- Kvalitu a prezentaci pokrmů
6. Komunikujte s účastníky
Průběžná komunikace je klíčová pro úspěch akce:
- Pošlete pozvánky s dostatečným předstihem
- Poskytněte jasné informace o místě konání, programu a dress codu
- Vytvořte systém pro registraci účastníků
- Posílejte připomenutí před akcí
- Po akci poděkujte za účast a případně pošlete materiály z akce
7. Mějte záložní plán
Vždy se mohou vyskytnout nečekané situace, proto mějte připravený plán B pro:
- Nepříznivé počasí (pokud jde o venkovní akci)
- Technické problémy
- Náhlou neúčast klíčových osob (řečníků, moderátorů)
- Dopravní komplikace
8. Vyhodnoťte úspěšnost akce
Po skončení akce je důležité zhodnotit, zda bylo dosaženo stanovených cílů. Můžete:
- Požádat účastníky o zpětnou vazbu prostřednictvím dotazníku
- Vyhodnotit metriky relevantní pro vaše cíle (počet účastníků, nové kontakty, mediální pokrytí)
- Identifikovat oblasti pro zlepšení při plánování příštích akcí
Závěr
Plánování firemní akce vyžaduje organizační schopnosti, pozornost k detailům a kreativitu. Dodržením výše uvedených kroků si významně zvýšíte šance na úspěšnou událost, která splní vaše cíle a vytvoří pozitivní dojem u všech účastníků.
Pokud nemáte čas nebo zkušenosti s organizací firemních akcí, zvažte spolupráci s profesionální event agenturou, jako je Ascizulmmy. Rádi vám pomůžeme vytvořit nezapomenutelnou firemní událost na míru vašim potřebám.
